Forbrugsregnskab
Offentliggjort til orientering. Må ikke anvendes som gældende procedure, jf. P-01 § 3.
Udarbejdelse, kontrol og frigivelse af forbrugsregnskaber
Beskriver forløbet fra aftale og aflæsninger til kontrolleret og udsendt forbrugsregnskab.
1Formål og omfang
Proceduren fastlægger, hvordan forbrugsregnskaber udarbejdes, kontrolleres og frigives. Det skal sikres, at hvert regnskab er korrekt, sporbart, rettidigt leveret og i overensstemmelse med gældende lovgivning og kundeaftalen.
2Grundlag
| Krav | Betydning for processen |
|---|---|
| Lejeloven / almenlejeloven (forbrugsregnskab) | Regnskabsperiode, tilladte udgifter, udsendelsesfrister, indsigelsesfrist, konsekvens af for sen udsendelse, oplysningskrav på regnskabet. |
| Bekendtgørelse om individuel måling af el, gas, vand, varme og køling | Individuel måling og fordeling efter målt forbrug; hyppighed af forbrugsinformation (EED). |
| BEK 545/2018 og bekendtgørelse om varmefordelingsmålere | Kun målere monteret og skaleret efter reglerne må danne grundlag for fordeling. |
| Kundeaftale og ordregrundlag | Fordelingsprincip (fast/variabel andel, m², haneandele, rumreduktioner), regnskabsår, leveringsform, frister, kontaktpersoner. |
| GDPR / aftale om fælles dataansvar | Beboerdata behandles kun til regnskabsformål; adgang og opbevaring efter aftale. |
3Kravafklaring og ordregrundlag (8.2)
Før installation eller onboarding af en ejendom udarbejdes en ordrebekræftelse. Ordrebekræftelsen udgør ordregrundlaget og kontraktgennemgangen efter 8.2.3 og indeholder:
| Element | Indhold |
|---|---|
| Kunde og ejendom | Kunde, adresse og kontaktperson hos kunden (navn, mail, telefon) |
| Ydelser og priser | Etablering (målere med type, dimension og antal, tilpasninger, plombering, montage og gateway) og løbende drift (forbrugsregnskaber pr. forbrugsart, onlineadgang og EED-notifikation) med enhedspriser |
| Aftaleperiode og fakturering | Første regnskabsperiode, fakturering af etablering efter installation og af drift årligt bagud |
| Tidsplan | Beboervarsel, montage, idriftsættelse og kontrol af aflæsninger, aktivering af onlineadgang og første forbrugsregnskab (ansvarlig og dato) |
| Kundens leverancer | Beboerliste (adresser, navne, kontaktoplysninger) og adgang til de steder, hvor der er målere |
| Adgang til målere | Adgang og klargøring på montagedagen, håndtering af manglende adgang og ændring af antal og type af målere |
| Forbehold og vilkår | Forudsætninger for installationen, adgang til data fra eksisterende målere, aftalevilkår (løbetid og opsigelse) samt aftale om fælles dataansvar |
Fordelingsprincip pr. forbrugsart og udgiftsgrundlag (varmeleverandørens årsopgørelse, vandregning m.m.) afklares med kunden og registreres i platformen.
Ændringer kræver bekræftelse fra kunden og versioneres i platformen (8.2.4, 8.5.6).
4Procesoverblik
5Dataindsamling og overvågning (8.5.1)
- Målertelegrammer modtages via gateways og dekrypteres i platformen. Hver måler er knyttet til en ejendom og et forbrugssted.
- Platformen overvåger dagligt: målere uden telegrammer i mere end 7 dage, fejlkoder (manipulation, batteri, tilbageløb), spring over 50 % i forhold til samme periode sidste år og gateway-udfald.
- Aflæsningsdækning (andel målere med gyldig aflæsning på skæringsdatoen) er en KPI; mål: over 95 %.
- Hvor det er påkrævet, stilles forbrugsinformation fra fjernaflæste målere til rådighed for forbrugerne via app.danfor.dk.
6Periodeafslutning, validering og estimater
- Skæringsaflæsning hentes for alle målere på regnskabsårets sidste dag (eller nærmeste gyldige telegram inden for ±3 dage).
- Platformen validerer: monotont stigende tællerstand, ingen fejlkoder, forbrug inden for plausible grænser i forhold til ejendommens gennemsnit og lejemålets historik.
- Manglende eller ugyldige aflæsninger erstattes af et estimat, valgt i denne rækkefølge:
- interpolation mellem sidste og næste gyldige aflæsning,
- lejemålets forbrug samme periode sidste år korrigeret for graddage,
- ejendommens gennemsnit pr. fordelingsenhed.
- Målere udskiftet i perioden håndteres med slutaflæsning på gammel og startaflæsning på ny måler fra platformens målerregister.
- Flytninger: flytteopgørelse beregnes med samme nøgler som årsregnskabet, og aconto fordeles efter dage.
7Udgiftsgrundlag
Leverandørudgifter modtages fra kunden. Hvis bilag er gjort tilgængeligt, kontrolleres det, at:
- perioden svarer til regnskabsåret,
- kun udgifter, der lovligt kan medtages, indgår,
- beløb stemmer med bilag,
- faste og variable udgifter er adskilt, hvor fordelingsprincippet kræver det.
Bilag gemmes på regnskabet i platformen.
8Beregning
- Baseret på den fastlagte opsætning for ejendommen beregnes forbrugsregnskabet i platformen. Beregningsversion (softwarerelease) gemmes på regnskabet (8.5.2).
- Varme: variabel andel efter målte enheder (HCA-enheder × skalafaktor, eller kWh fra varmemålere); fast andel efter aftalt nøgle (m², rum, haneandele). Beliggenhedsreduktioner som fastsat i ordregrundlaget.
- Vand: efter m³; varmt vand kan opdeles i vandandel og opvarmningsandel efter aftalt metode.
- Aconto-indbetalinger, tomgang (udlejers andel) og flytteopgørelser indregnes; resultat pr. lejemål er efterbetaling eller tilbagebetaling.
9Kontrol og frigivelse (8.6)
- Sum af fordelte udgifter = sum af udgiftsbilag (afstemning til øre).
- Alle lejemål har aflæsning eller markeret estimat; andel estimater under 5 %, ellers begrundelse.
- Ingen lejemål med negativt forbrug; lejemål med afvigelse over 50 % fra ejendomsgennemsnit pr. m² er gennemgået og kommenteret.
- Lovpligtige oplysninger fremgår af forbrugsregnskabet (periode, udgifter, fordelingsprincip, aconto, indsigelsesfrist og -adresse, målernumre/aflæsninger).
- Regnskabet kan udsendes inden for den lovbestemte frist; hvis ikke, informeres kunden straks skriftligt om konsekvens og handling.
Platformen afvikler kontrol 1–3 automatisk og blokerer frigivelse ved fejl. Kontrolrapporten gennemgås før frigivelse. Godkendelse (hvem, hvornår, version) gemmes på regnskabet.
10Udsendelse, arkivering og efterfølgende ændringer
- Regnskaber leveres i den aftalte form. Leveringsdato registreres.
- Rettelser efter udsendelse behandles som afvigende output efter P-03; et korrigeret regnskab får nyt versionsnummer, og det oprindelige bevares.
- Indsigelser fra beboere og henvendelser fra varmeleverandører behandles efter P-10.
11Identifikation, sporbarhed og kundens ejendom (8.5.2–8.5.3)
Hvert regnskab har et entydigt regnskabs-id; hver aflæsning er knyttet til måler-id, tidsstempel og telegram; hver skalafaktor til radiatordata i platformen. Kundens og beboernes data (måledata, navne, lejemålsoplysninger, udgiftsbilag) tilhører kunden og behandles fortroligt; tab, skade eller uegnethed meddeles kunden skriftligt og registreres i R-04.
12KPI'er
| Indikator | Mål | Kilde | Frekvens |
|---|---|---|---|
| Regnskaber udsendt inden lovbestemt/aftalt frist | 100 % | Platform | Pr. regnskabskørsel |
| Aflæsningsdækning på skæringsdato | > 95 % | Platform | Pr. regnskabskørsel |
| Korrigerede regnskaber pr. 100 udsendte | ≤ 2 | R-04 | Kvartalsvist |
| Indsigelser, der fører til rettelse, pr. 100 lejemål | < 1 | R-04 | Kvartalsvist |
13Registreringer
Ordrebekræftelser, kontrolrapport, godkendelse, udsendte regnskaber, estimatbegrundelser, bilag.
RRevisionshistorik
| Version | Dato | Ændring | Udarbejdet | Godkendt |
|---|---|---|---|---|
| 0.1 | 16.09.2026 | Udkast | MNP | — |
Udskrevet — ukontrolleret kopi. Seneste gengivelse: https://quality.danfor.dk/docs/P-06/