Forbrugsregnskab
Offentliggjort til orientering. Må ikke anvendes som gældende procedure, jf. P-01 § 3.
Styring af dokumenteret information
Oprettelse, godkendelse, versionering, opbevaring og sletning af dokumenter og registreringer i kvalitetsledelsessystemet.
1Formål og omfang
Proceduren gælder den dokumenterede information, som ISO 9001 og BEK 545 kræver, og som Dansk Forbrugsregnskab har fastlagt som nødvendig for kvalitetsledelsessystemet (7.5.1). Det omfatter dokumenter (håndbog, procedurer, instruktioner, skabeloner), eksterne dokumenter (love, standarder, fabrikantanvisninger) og registreringer fra processerne i QMS-01 § 5 (udfyldte registre, rapporter, aflæsningsdata, forbrugsregnskaber, referater, kundeaftaler og ordregrundlag).
Øvrige virksomhedsdokumenter, fx bogføring, løn og selskabsdokumenter, er ikke omfattet.
2Dokumenttyper og identifikation
| Præfiks | Type | Eksempel | Godkendes af |
|---|---|---|---|
| QMS-xx | Kvalitetshåndbog og overordnede dokumenter | QMS-01 Kvalitetshåndbog | Direktør |
| P-xx | Procedurer (hvem gør hvad, hvornår) | P-06 Forbrugsregnskab | Direktør |
| R-xx | Registre og skabeloner; udfyldte udgaver er registreringer | R-02 Risikoregister | Kvalitetsansvarlig |
| EXT | Eksterne dokumenter (love, standarder, fabrikantanvisninger, kontrakter) | BEK 545/2018, DS/EN 834 | Registreres, ændres ikke |
Sidehoved: id, titel, version, status, ejer, godkender, udgivelsesdato og næste review. Version 0.x for udkast, 1.0 ved første godkendelse; mindre ændringer øger decimalen (1.1), væsentlige heltallet (2.0).
3Opbevaringssted og gældende version
Gældende versioner af alle QMS-dokumenter opbevares i OneDrive, mappen Dansk Forbrugsregnskab / QMS / 1-Gældende, og er også tilgængelige på kvalitet.danfor.dk. Udkast under udarbejdelse ligger i / 0-Udkast, tilbagetrukne versioner i / 9-Arkiv. Udskrifter og lokale kopier er ukontrollerede, medmindre de er dateret og markeret "kontrolleret kopi".
Platformens tekniske dokumentation (arkitektur, API, testrapporter) opbevares i kodebasen og projektstyringsværktøjet og styres under P-08.
4Oprettelse, gennemgang og godkendelse
Nye og ændrede dokumenter gennemgås og godkendes af godkenderen i § 2 før udgivelse. Godkendelsen og ændringen registreres i revisionshistorikken, og QMS-00 opdateres.
5Ændring, review og tilbagetrækning
- Ejeren reviewer hvert dokument mindst hver 12. måned (dato i sidehovedet) og ved relevante lov-/standardændringer, organisatoriske ændringer og afvigelser, der viser, at dokumentet er utilstrækkeligt.
- Review uden ændringer dokumenteres med en linje i revisionshistorikken ("Reviewet, ingen ændringer").
- Tilbagetrukne dokumenter arkiveres, markeres "Tilbagetrukket [dato]" og slettes ikke.
6Eksterne dokumenter
Nødvendige eksterne dokumenter registreres i QMS-00 § 4 med kilde, version/dato og ansvarlig. Lovgivning følges via retsinformation.dk; fabrikantanvisninger gemmes med versionsdato. Der kontrolleres kvartalsvist for nye versioner.
7Registreringer — opbevaring og sletning
| Registrering | Opbevares i | Minimum opbevaringstid |
|---|---|---|
| Forbrugsregnskaber inkl. beregningsgrundlag og aflæsninger | Platform og PDF-arkiv | 5 år efter regnskabsårets udløb, dog mindst så længe indsigelses- og klagefrister løber |
| Målerregister, kontrolrapporter, skaleringsgrundlag | Platform | Målerens levetid + 5 år |
| Tilbud, kontrakter, ordregrundlag | OneDrive | Aftalens løbetid + 5 år |
Øvrige registreringer i kvalitetsledelsessystemet opbevares i mindst 5 år. Registreringer skal være læsbare, entydigt identificerbare (dato, ejendom, måler-id, regnskabs-id) og beskyttet mod uautoriseret ændring. Persondata behandles efter GDPR-procedurerne; ved konflikt om opbevaringstid gælder den korteste lovlige periode.
8Adgang, sikkerhed og backup
- Adgang til QMS-mappen og platformen styres via Microsoft 365-/Azure-sikkerhedsgrupper; udviklingspartneren har kun adgang til miljøer og data aftalt i aftalen om fælles dataansvar.
- Platformdata sikkerhedskopieres automatisk (Azure PostgreSQL point-in-time restore, opbevaring 35 dage); genskabelse testes mindst årligt, jf. P-08.
- Microsoft 365-dokumenter versioneres automatisk; sletninger gendannes fra papirkurv/versionshistorik.
9Registreringer fra denne procedure
QMS-00 (dokumentoversigt med status), revisionshistorik i hvert dokument, liste over eksterne dokumenter.
RRevisionshistorik
| Version | Dato | Ændring | Udarbejdet | Godkendt |
|---|---|---|---|---|
| 0.1 | 16.09.2026 | Udkast | MNP | — |
Udskrevet — ukontrolleret kopi. Seneste gengivelse: https://quality.danfor.dk/docs/P-01/